Czym jest repertorium tłumacza przysięgłego i jak się ma do RODO?

Tłumacz przysięgły to bardzo odpowiedzialny zawód. Do jego zadań należy przekład obcojęzycznych dokumentów na język polski oraz z języka polskiego na dany język obcy. Zgodnie z ustawą z 25 listopada 2004 r. wszystkie realizowane przez niego zlecenia powinny być wykazane w repertorium. Dodatkowo dane osobowe zawarte w tym dokumencie muszą spełniać kryteria rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE (RODO) 2016/679.

Do czego służy repertorium tłumacza przysięgłego?

Repertorium to dokument, w którym zapisuje się wykonane tłumaczenia dokumentów z języków obcych na język polski jak również tłumaczenie z języka polskiego na język obcy (poświadczone pieczęcią lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Rejestr ten powinien spełniać wymogi formalne określone w Ustawie o zawodzie tłumacza przysięgłego z 2004 r.
Szczegółowe zasady dotyczące prowadzenia repertorium opracowała w 2019 r. Komisja Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych działająca przy Ministrze Sprawiedliwości (1). Zgodnie z zaleceniami tego organu, przygotowując wykaz, należy pamiętać o zapisie:

• imienia i nazwiska osoby fizycznej zlecającej tłumaczenie bądź nazwy osoby prawnej lub podmiotu bez osobowości prawnej,
• daty zlecenia oraz zwrotu dokumentu klientowi,
• numeru i nazwy dokumentu (np. zaświadczenie, świadectwo),
• języka, w którym został dostarczony dokument,
• nazwy instytucji lub osoby odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentu,
• uwag na temat stanu dokumentu (np. nieczytelny, opracowany pismem ręcznym),
• rodzaju tłumaczenia wraz z liczbą stron oraz sporządzonych egzemplarzy,
• wysokości wynagrodzenia.

Od GIODO do RODO, czyli krótki zarys historyczny

Ochrona danych osobowych stanowi niezwykle istotną kwestię, dlatego przed wejściem w życie RODO za bezpieczeństwo tych informacji odpowiadał Generalny Inspektor Danych Osobowych (GIODO). Do instytucji tej trzeba było zgłaszać bazy danych o charakterze osobowym, jednak niektóre podmioty były zwolnione z tego obowiązku, m.in. administratorzy organów śledczych, usług medycznych lub prawniczych (np. notariusz, radca prawny, adwokat). Przepisy nie precyzowały jednak, czy tłumacze przysięgli są zobligowani do rejestracji baz w GIODO. Stąd też Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS wystosowało w tej sprawie pismo, do którego odniósł się Generalny Inspektor. Stwierdził on, że ta grupa zawodowa musi rejestrować repertoria w formie cyfrowej, natomiast w przypadku, gdy dokumenty prowadzi się odręcznie, nie ma takiego obowiązku (2).

Zobacz również – Czym jest podpis elektroniczny?

Od 25 maja 2018 r. w krajach UE obowiązuje RODO, czyli europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów zlikwidowano GIODO, a tłumacze przysięgli zaczęli dostosowywać się do międzynarodowych regulacji. Nowe zarządzenia są bardzo restrykcyjne. Dotyczą zarówno podmiotów publicznych, jak i prywatnych (bez względu, czy przetwarzają one dane osobowe elektronicznie, czy w postaci papierowej).

RODO a obowiązki tłumaczy przysięgłych

Dane osobowe w rozumieniu unijnym to informacje pomagające w identyfikacji osób fizycznych. Zaliczają się do nich m.in. nazwisko, PESEL, mail, płeć, a także inne – mniej oczywiste – wiadomości, jak np. nr IP, kod genetyczny, historia zakupów, poglądy polityczne i religijne, pochodzenie etniczne (3). Zgodnie z obowiązującymi obostrzeniami informacje te mogą być wykorzystywane przez administratorów, ale osoba, której one dotyczą, ma nad nimi pełną kontrolę – m.in. może je aktualizować, usuwać, zgłaszać naruszenia do odpowiednich instytucji.

W związku zaleceniami ujętymi w RODO tłumacze przysięgli muszą dostosować się do wymogów formalnych. Oprócz prowadzenia repertorium do ich obowiązków należy m.in.:

• rejestracja zbiorów z danymi osobowymi – trzeba opisać, w jakim celu przetwarza się informacje oraz kto ma do nich wgląd,
• sporządzenie umowy powierzenia danych osobowych – dotyczy ona dwóch stron, dlatego klient ma prawo do zgłaszania swoich uwag lub zażądania usunięcia bądź aktualizacji informacji,
• opracowanie dokumentu „Polityka prywatności” precyzującego sposób przechowywania oraz przetwarzania danych (umieszcza się go na stronie internetowej).

Źródła:

1. https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/komisja-odpowiedzialnosci-zawodowej-tlumaczy-przysieglych-koz
2. https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/opinia-generalnego-inspektora-ochrony-danych-osobowych-w-sprawie-repertoriow
3. Informator RODO przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/rodo-informacje.